Machine à café avec monnayeur : quel système de paiement choisir en entreprise ?

• Offrir le café dans certaines circonstances : lors de moments de team building, une journée par semaine, ou aux collaborateurs qui utilisent leur propre mug.

• Prendre en charge une partie du coût : le café revient moins cher pour vos salariés, tout en équilibrant votre budget.

Un monnayeur est un appareil qui gère les espèces (pièces et billets) en totale autonomie : il compte la monnaie, la rend et la stocke.

De nombreux distributeurs automatiques en sont équipés d’origine, et il est possible d’en doter certaines machines à café de bureau via une installation complémentaire.

Avantages du monnayeur

• Accessible à une grande majorité du public : même si nous avons de moins en moins de monnaie en poche, le paiement en espèces reste aujourd’hui le plus abordable pour tous, sans nécessiter la moindre technologie ni badge. Une personne de passage dans vos locaux peut ainsi s’offrir un café aussi facilement qu’un salarié.
• Accessible sans connexion réseau : pas besoin de Wi-Fi pour utiliser un monnayeur ! Cet accessoire est donc recommandé pour les machines placées dans des zones sans accès au réseau internet.
• Pas de frais bancaires, quel que soit le café servi (en grain, en capsule ou en soluble).

Inconvénients du monnayeur

• Collecter et gérer les espèces : le monnayeur demande une manutention régulière (les collecter, les compter une à une, puis les déposer en banque). Il faut également laisser un fonds de caisse permettant à la machine de rendre la monnaie dès les premières ventes. Chez Pleyce, nous conseillons de laisser un fonds constitué d’une trentaine de pièces de chaque type, soit 25 € minimum.
• Risque de vol : l’argent restant en permanence dans la machine, celle-ci devient une cible de choix pour le vandalisme.

Parfois, on a envie d’un café, mais pas de monnaie sur soi !

Proposez à vos collaborateurs la possibilité de régler leur boisson par carte bancaire.

Le sans contact offre en plus davantage de rapidité. Notez que le terminal utilisé est le même que celui du paiement par smartphone, que nous verrons ensuite.

Avantages du paiement par carte bancaire

• Aucune monnaie nécessaire : ce mode de paiement est plus simple pour l’utilisateur et incite à l’achat impulsif. Vous réduisez le temps d’attente devant la machine et optimisez ainsi le nombre de boissons vendues. Vous pouvez également fixer librement le prix de vente.
• Gestion simplifiée : le terminal peut être centralisé pour simplifier votre comptabilité et maîtriser les coûts, avec un risque de panne fortement réduit. Votre expert-comptable saura par ailleurs facilement intégrer ces flux dans votre suivi budgétaire.
• Transactions sécurisées et traçables : passant par internet, elles doivent être validées par la banque de l’utilisateur, ce qui limite fortement les usages frauduleux. Et sans la moindre pièce dans la machine, le risque de vandalisme diminue nettement.

Inconvénients du paiement par carte bancaire

• Frais bancaires : la carte représente un coût pour l’exploitant, qui doit s’acquitter d’un abonnement et de commissions sur chaque paiement.
• Montant plafonné : le plafond du sans contact a toutefois été relevé à 50 €, ce qui représente un nombre conséquent de cafés et autres boissons chaudes.

Vous pouvez proposer à vos collaborateurs de payer leur café grâce à leur badge d’entreprise ou à une carte prépayée.

Il leur suffit de recharger leur support à des bornes prévues à cet effet, avec le montant désiré.

Lorsque l’utilisateur commande sa boisson à la machine, le montant correspondant est débité de son solde.

Avantages du paiement par support prépayé

• Aucun moyen de paiement classique requis : même si un salarié oublie son portefeuille, il peut tout de même s’offrir un café, à condition d’avoir rechargé son support au préalable.
• Budget maîtrisé pour le salarié : il ne peut pas dépenser plus que ce dont il dispose sur son badge.
• Possibilité pour l’employeur d’offrir des boissons : les badges peuvent être segmentés par niveaux ou par paliers dans l’organisation. Vous pouvez proposer une prise en charge à 100 % ou une réduction d’un certain pourcentage : le café ainsi offert devient un vrai cadeau apprécié par vos équipes.
• Un même badge pour plusieurs usages : café, restaurant d’entreprise, accès aux locaux, imprimantes. La polyvalence du support en fait un vrai couteau suisse. C’est une bonne idée pour toute entreprise souhaitant intégrer le café à sa politique d’avantages sociaux, sans multiplier les supports.

Inconvénients du paiement par support prépayé

• Gestion du support : son coût et son remplacement en cas de perte peuvent s’avérer onéreux.
• Usage limité au personnel : une alternative est nécessaire si votre machine à café est également ouverte au public.

Parfois, on a envie d’un café, mais pas de monnaie sur soi ! Proposez à vos collaborateurs la possibilité de régler leur boisson par carte bancaire. Le sans contact offre en plus davantage de rapidité. Notez que le terminal utilisé est le même que celui du paiement par smartphone, que nous verrons ensuite.

Les données bancaires sont contenues dans la carte SIM du smartphone et simplement lues par le terminal grâce au lecteur NFC : il suffit d’approcher le téléphone du terminal pour valider le paiement.

Avantages du paiement par smartphone

• Facilité d’usage : pas besoin de carte ni de monnaie, simplement d’un smartphone que la plupart des collaborateurs ont constamment à portée de main. Ce moyen de paiement, de plus en plus apprécié, fluidifie l’utilisation de la machine et augmente les ventes.
• Pas de plafond en sans contact : contrairement à la carte bancaire, le paiement par smartphone ne fait généralement pas l’objet d’une limitation de montant.
• Transactions sécurisées : la technologie NFC présente le même niveau de sécurité que la puce d’une carte bleue.

Inconvénients du paiement par smartphone

• Application mobile à télécharger au préalable : Google Pay, Apple Pay ou PayLib doivent être installés en amont, ce qui peut freiner certains utilisateurs moins à l’aise avec ces technologies.

Avantages du paiement par jeton

• Budget maîtrisé pour le salarié : il ne peut dépenser plus de jetons que ce dont il dispose.
• Possibilité de distribuer des boissons offertes : l’employeur peut remettre des jetons à ses équipes et décider d’en donner une partie gratuitement.
• Fonctionne avec un simple accepteur : pas besoin de rendre la monnaie pour servir un café, puisque le prix est déterminé en jetons fixés au préalable. Exemple : un café = 2 jetons, 1 jeton = 50 centimes d’euro.

Inconvénients du paiement par jeton

• Gestion des jetons : leur coût et leur perte éventuelle peuvent s’avérer onéreux.
• Usage limité au personnel : une alternative reste nécessaire si votre machine est à libre usage du public.
• Achat préalable obligatoire : comme pour le support prépayé, il faut prévoir un moyen de paiement initial (espèces, carte) pour les acquérir. Sans cela, pas de café !

• Que la machine à café est éligible et prédisposée au dispositif désiré ;

• Qu’il est possible d’ajouter un boîtier externe, ou de procéder à une intégration interne du système choisi.

Voici une option encore plus futuriste : avec l’avènement de la blockchain, certaines entreprises envisagent déjà de basculer vers les cryptomonnaies.

Et si vos collaborateurs pouvaient bientôt payer leur café en bitcoin ?

La route est encore longue avant que cela devienne courant, même si le sujet fait déjà l’objet de nombreux articles de blog spécialisés. Qui sait ce que l’avenir nous réserve ? Et entre nous, le meilleur système de paiement reste sans doute d’offrir le café à vos salariés !

• Votre machine est-elle accessible au public ? → Privilégiez le monnayeur ou le terminal bancaire.
• Votre effectif est-il important ? → Le badge permet souvent de mieux maîtriser les coûts.

• Souhaitez-vous offrir des boissons partiellement ? → Badge ou jetons permettent de créditer des comptes.
• Votre machine se trouve-t-elle dans une zone sans Wi-Fi ? → Seuls le monnayeur et les jetons fonctionnent sans réseau.