Où installer une machine à café en entreprise ?

Vous avez décidé d’égayer la pause-café de vos équipes en leur proposant un café d’exception ? Sage décision ! 

Après avoir épluché tous les comparatifs, effectué de savants calculs budgétaires, étudié la question sous tous les angles, la réponse s’est imposée : vous avez choisi la machine à café en grain professionnelle. Plus écologique, plus économique et capable de produire de savoureux cafés pour ravir les papilles des salariés, c’est la solution la plus adaptée à votre entreprise. 

Reste une épineuse question : où installer votre nouvelle machine à café d’entreprise ? 

Une salle de réunion, un open space, une salle de pause ou encore un lieu de passage comme un couloir ? 

Pour choisir le meilleur emplacement pour votre machine à café de bureau, trois points sont à prendre en compte : 

• Les contraintes techniques à l’installation;
• Les utilisateurs cibles de la machine à café, 
• Les avantages et inconvénients de chaque emplacement. 

Machine à café professionnelle : pré-requis et contraintes techniques 

Pour choisir l’emplacement de votre machine à café en grain professionnelle, vous devez tout d’abord évaluer les possibilités techniques. En effet, il n’est pas possible de choisir n’importe quel emplacement. Toutefois les contraintes techniques dépendent du type de machine à café choisie. 

Les contraintes techniques 

Avant de choisir où installer votre machine à café, pensez à vérifier les points suivants : 

✅ Raccordement électrique : quelle que soit la machine à café choisie, vous devez disposer d’une prise électrique située à moins d’1 mètre de son emplacement. Si vous avez opté pour une machine munie d’un réservoir, c’est tout ce qu’il vous faut ! 

✅ Raccordement au réseau d’eau : si la machine peut se connecter au réseau d’eau et/ou ne dispose pas de réservoir, vérifiez s’il est possible de raccorder la machine au réseau d’eau potable. 

✅ Raccordement à une canalisation d’évacuation d’eaux usées : la plupart des machines disposent d’un bac à égouttures. Cependant, pour éviter d’avoir à le vider à la main régulièrement, vérifiez s’il est possible de raccorder votre machine à café à une évacuation d’eaux usées. 

✅ Connexion au réseau internet : si votre machine à café est équipée d’un moyen de paiement (par carte bancaire notamment), celle-ci doit être connectée au réseau Ethernet avec un câble ethernet RJ45. Vous pouvez éventuellement ajouter un routeur avec une SIM en cellulaire pour connecter le module au réseau.

✅ Espace autour de la machine à café : pensez “pratique” ! Prévoyez notamment de la place autour de la machine pour les manipulations telles que le remplissage de la trémie avec des grains de café. 

💡 Si vous disposez déjà d’une fontaine à eau raccordée au réseau d’eau, profitez-en pour installer votre nouvelle machine à café d’entreprise près de celle-ci ! 

Les indispensables près d’une machine à café 

De plus, lors du choix de l’emplacement de la machine à café, prévoyez de la place et des rangements pour stocker les objets indispensables à son utilisation. 

✅ Evier et lave-vaisselle : si vous envisagez d’installer la machine à café dans une salle de pause ou de restauration, prévoyez un évier et/ou un lave-vaisselle à proximité pour nettoyer les tasses. 

✅ Poubelle de tri : pour ne jamais laisser traîner les déchets, installez une poubelle de tri dans laquelle jeter les consommables comme les sachets de sucre ou les gobelets. 

✅ Espaces de stockage : Prévoyez du rangement pour vos stocks de consommables et de boissons (café en grain, lait frais, chocolat en poudre, sachets de thé, …). L’idéal est de disposer d’espaces de rangement à proximité de la machine mais suffisamment discrets pour ne pas être visibles des consommateurs. 

✅ Rangement des tasses et gobelets : prévoyez également un espace de rangement pour les tasses des salariés et/ou les gobelets en carton (ou compostables), au niveau de la machine à café elle-même. Ils doivent être facilement accessibles pour les utilisateurs. Cependant, si vous optez pour un distributeur automatique de café, sachez que ceux-ci distribuent des gobelets lorsqu’ils ne détectent pas de tasse. Nul besoin de prévoir un emplacement pour les gobelets dans ce cas précis. 

✅ Chauffe-tasse : c’est l’équipement indispensable pour préchauffer les tasses avant utilisation. Vos salariés vont adorer ! 

✅ Mobilier d’accueil de la machine à café : si vous choisissez une machine à café de bureau, prévoyez un plan de travail ou un meuble sur lequel poser celle-ci. L’idéal est d’installer un meuble spécialement conçu avec porte et espaces de rangements intégrés. 

✅ Collecteur de marc de café : pour éviter les salissures et dans l’idée de valoriser vos déchets organiques, vous pouvez installer un collecteur de marc de café. Il s’agit d’un bac dédié dans lequel vous videz le marc de café. Certains sont très design pour ne pas dépareiller dans vos locaux ! Chez Pleyce, nous vous offrons des bacs de collecte en cartons et nous récupérons votre marc de café pour lui donner une seconde vie ! 

✅ Frigo à lait : si votre machine à café propose des boissons lactées, équipez-vous d’un réfrigérateur à lait pour conserver le lait à une température fraîche. Le lait ainsi parfaitement conservé ne présente aucun risque sanitaire et vous garantit des boissons savoureuses. 

✅ Fontaine à eau : la fontaine à eau est un must have pour vos bureaux. Elle est même devenue obligatoire afin de proposer une solution d’hydratation aux équipes. Fontaine à eau et machine à café font la paire en salle de pause, de restauration, ou encore dans vos halls d’accueil ! 

💡 Pour tout savoir sur l’installation d’une machine à café professionnelle, retrouvez notre guide dédié : Installer une machine à café professionnelle 

Machine à café d’entreprise : pour quels utilisateurs ? 

Après avoir déterminé les emplacements possibles compte tenu des contraintes techniques et de rangement, vous devez vous interroger sur la finalité de la machine ou du distributeur automatique de café. 

👉 Quelles sont les principales questions à se poser pour choisir le meilleur emplacement possible pour votre machine à café ? 

✅ Usage de la machine à café : quels sont les utilisateurs “cibles” de la machine à café ? Pour qui l’installez-vous ? Comptez-vous mettre la machine à café à disposition des salariés exclusivement ? Combien de salariés compte votre entreprise ? Désirez-vous que la machine à café soit accessible à tous : salariés, fournisseurs, clients ? Ou seulement des visiteurs ? Cette question est importante pour déterminer le lieu le plus approprié. 

✅ Accessibilité de la machine : avez-vous besoin d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite ? Dans le doute, l’idéal est d’installer la machine à café dans un endroit facilement accessible. La pause-café n’en sera que plus inclusive. 

✅ Café payant ou gratuit : distribuez-vous le café gratuitement ou comptez-vous le faire payer ? Si le café est accessible gratuitement, vous allez peut-être vouloir le réserver à vos équipes et éviter ainsi que les personnes de passage ne puissent s’en servir. Si au contraire, vous comptez vendre le café, prévoyez d’installer la machine dans un lieu passant et accessible au plus grand nombre pour augmenter vos recettes ! Assurez-vous de pouvoir installer un ou plusieurs moyens de paiement sur la machine. 

✅ Type de machine à café : enfin, si vous avez déjà choisi votre modèle de machine à café, celui-ci déterminera en partie les emplacements possibles. Par exemple : 

• Un distributeur automatique de café proposant des snacks trouvera notamment sa place dans un atelier, un couloir ou dans un hall ;
• Une machine à café de bureau pourra être installée, selon sa capacité (nombre de tasses par jour), dans une salle de réunion, un open space, une salle d’attente ou encore une salle de pause,
• Une machine à expresso manuelle produisant une grande quantité de cafés rejoindra aisément une cafétéria de grande entreprise. 

Quels emplacements pour une machine ou distributeur de café ?

• Les aspects techniques : check ✔️
• Les utilisateurs cible de la machine à café : check ✔️ 
• Voyons maintenant quels sont les avantages et les inconvénients de chaque emplacement d’une machine à café ! 

En open space entre les bureaux 

😀 Le public cible : les salariés 

👍 Les avantages de la machine à café en open space : 

• Accessibilité de la machine : avec des roulettes, même pas besoin de quitter sa chaise de bureau pour accéder à la machine qui se trouve ainsi à portée de main ;
• Pas de nécessité de prendre une pause : la machine à café en open space est propice à la dégustation d’un café devant son poste de travail. 

👎 Les inconvénients de la machine à café en open space : 

• Bruit de la machine à café : une machine émet des bruits qui peuvent être dérangeants quand on essaie de se concentrer sur un dossier ! Surtout si celle-ci est sollicitée à longueur de journée. Dans ce cas là, optez pour une machine à café ultra silencieuse; 
• Risque de surconsommation : une machine à café à portée de main peut créer des tentations irréfrénables. Gare à la surconsommation ! 
• Manque de convivialité : la machine à café en open space n’invite pas à l’échange et à la convivialité. Les consommateurs se contentent de faire couler leur café avant de revenir à leur place, histoire de minimiser la gêne occasionnée à leurs collègues. 

Salle de pause ou de détente 

😀 Public cible : principalement les salariés (éventuellement les clients ou les prestataires qui viennent pour un rendez-vous dans vos locaux). 

👍 Les avantages de la machine à café en salle de pause :

• La convivialité : la salle de pause est l’endroit idéal pour une machine ou un distributeur de café. En effet, la salle de pause (cuisine, tisanerie, salle détente) est propice au partage d’une tasse de café avec les collègues, les managers, mais aussi les visiteurs (clients, fournisseurs …) ; 
• La praticité : pour peu que la salle de pause soit équipée d’une petite cuisine, les salariés ont divers équipements à leur disposition (évier, réfrigérateur, four micro-onde etc); 
• Pas de dérangement : la salle de pause est normalement isolée des bureaux, ce qui permet de ne pas déranger les uns durant la pause café des autres. 

👎 Les inconvénients de la machine à café en open space : 

• Nécessite de faire une pause : pour se rendre à la machine à café, il faut se lever de sa chaise (dur!) et faire une petite pause. On y croise souvent des collègues, ce qui entraîne des discussions. Ce n’est pas l’idéal quand on veut seulement boire un café rapide. 

Les lieux de passage (couloirs)

😀 Public cible : principalement les salariés (éventuellement les clients ou les prestataires qui viennent pour un rendez-vous dans vos locaux).. 

👍 Les avantages de la machine à café dans les lieux de passage :

• Accessibilité de la machine : une machine à café située dans un couloir est idéale pour permettre à chacun de se servir. Hop, vous passez devant en sortant de réunion : et si vous preniez un café avant de retourner vous asseoir à votre bureau ?; 
• Possibilité de prendre une pause ou non : la machine est sur le chemin, vous pouvez décider de vous y arrêter pour papoter, ou de tracer votre route !

👎 Les inconvénients de la machine à café en open space : 

• Manque de convivialité et de discrétion : même si l’on peut avoir envie de faire un brin de causette à la machine à café, le couloir est rarement le lieu le plus convivial pour s’épancher ou parler de sujets professionnels; 
• Risque de dérangement : si plusieurs personnes se réunissent auprès d’une machine à café ou d’un distributeur placé dans un lieu de passage : gare à l’embouteillage !;
• Bruit de la machine à café : si la machine est placée près d’une salle de réunion ou de bureaux, le bruit de celle-ci peut déranger les occupants. De même que les éventuelles discussions. 

Salle de réunion

😀 Public cible : les salariés, toute personne fréquentant la salle de réunion (clients, prestataires, invités etc.). 

👍 Les avantages de la machine à café dans une salle de réunion :

• Pas besoin de prendre une pause : la machine à café en salle de réunion permet de boire un café tout en travaillant. En effet, cela évite d’avoir à interrompre la réunion pour aller se chercher un café dans une autre pièce ; 
• Convivialité et discrétion : la machine à café en salle de réunion rend l’espace plus chaleureux, et les échanges plus conviviaux. Vous pouvez échanger sur des sujets confidentiels autour d’une tasse de café sans craindre les oreilles indiscrètes ; 
• Pas de dérangement : la salle de réunion est isolée des bureaux et la porte est généralement fermée, ce qui n’entraîne aucun dérangement pour les autres salariés. 

👎 Les inconvénients de la machine à café en open space : 

• Manque d’accessibilité : hormis les personnes en réunion, personne ne peut avoir accès à la machine à café. La machine à café est comme privatisée, le temps des réunions ; 
• Bruit de la machine à café : le bruit de la machine à café qui coule durant la réunion peut en perturber certains. Optez pour une machine très silencieuse. 

Hall d’accueil

😀 Public cible : les visiteurs et votre équipe d’accueil ! 

👍 Les avantages de la machine à café dans un hall d’accueil :

• Image d’entreprise : placer une machine à café dans un hall d’accueil donne une image d’entreprise chaleureuse et accueillante. Les visiteurs patienteront plus agréablement avec un petit café en attendant leur rendez-vous.

👎 Les inconvénients de la machine à café dans un hall d’accueil : 

• Manque d’accessibilité pour les salariés : si vous souhaitez faire bénéficier de la machine à café à vos salariés, ne la placez pas dans le hall. En effet, à part l’équipe chargée de l’accueil des visiteurs, les salariés ne font qu’y passer le matin et le soir mais ne s’y attardent pas. 

Comme nous venons de le voir, identifier l’emplacement idéal de votre future machine à café d’entreprise n‘est pas si simple ! Le mieux, c’est encore de nous demander conseil ! 

💡 Vous désirez installer une machine à café dans votre entreprise ? Contactez notre équipe pour en discuter ensemble !