Office coffee payment systems: which option is best for your workplace?

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👉Vous avez décidé de mettre en place le café payant dans votre entreprise ? 
👉Vous possédez un commerce et souhaitez diversifier votre offre en proposant du café à vos clients ? 

Si vous êtes dans l’un de ces deux cas de figure alors ce guide pratique devrait répondre à certaines de vos questions.

Selon une étude IFOP, 44% des Français consomment des boissons chaudes achetées dans un distributeur automatique ou une machine à café d’entreprise sur leur lieu de travail. 

Lorsqu’une entreprise propose du café, thé ou chocolat chaud payant, celles-ci peuvent dégager un revenu supplémentaire qui permet notamment de :

• Rentabiliser l’investissement que représente l‘achat d’une machine à café professionnelle ou d’un distributeur à café automatique,
• Refinancer les coûts engendrés par la location d’une machine à café automatique,
• Couvrir les dépenses générées par l’achat de consommables (café en grains ou capsules, sucre, gobelet en carton, etc.), 
• Couvrir les frais d’entretien de la machine. 

Ceci étant dit, il faut maintenant penser aux systèmes de paiement que vous allez mettre en place. En effet, les consommateurs ayant de moins en moins de pièces de monnaie au fond de leurs poches, il existe des alternatives nouvelles, innovantes et dématérialisées aux traditionnels machine sà café avec monnayeurs.

Quels systèmes de paiement mettre en place sur votre machine à café d’entreprise ?

Le café en entreprise : gratuit ou payant ?

Avant de vous présenter les différents systèmes de paiement existants, interrogez-vous sur l’opportunité de déployer un tel dispositif sur votre machine à café. Quels sont vos objectifs ? 

Se voir offrir le café au bureau est considéré comme un avantage par les salariés. En effet, 90% des Français considèrent le café de qualité gratuit en entreprise comme une preuve de considération de la part de la direction (sondage Ifop).  

Vous offrez ainsi à vos employés un avantage social apprécié pour un coût moindre puisque qu’offrir le café gratuitement et en illimité à tous ses collaborateurs représente un coût d’environ 9€ mensuel par salarié (pour un café en grain de qualité). 

D’autant que si votre entreprise compte peu de salariés, il peut s’avérer plus intéressant de leur offrir le café que d’installer un système de paiement qui représente un coût (achat, gestion, maintenance du moyen de paiement etc.).  

Si vous ne souhaitez pas opter pour le café 100% gratuit ni pour le 100% payant, il existe des solutions alternatives visant à :

• Offrir le café dans certaines circonstances uniquement : des heures de team building, une journée par semaine ou encore aux salariés utilisant un mug.
• Prendre en charge une partie du coût du café : vous rendez le café moins cher pour les salariés tout en équilibrant votre budget. 

💡 Pour en savoir plus sur cette question, retrouvez notre guide pratique dédié  : Café gratuit ou payant en entreprise ?Si vous souhaitez rendre le café payant, dans votre entreprise ou votre commerce, interrogeons nous sur les différents systèmes de paiement pour une machine à café.

Quelles solutions de paiement pour une machine à café d’entreprise ? 

Outre le traditionnel monnayeur acceptant le paiement en espèces, il existe de nouvelles solutions de paiement innovantes. 

Faisons ensemble le tour d’horizon des différents systèmes de paiement pour une machine à café d’entreprise. Tous sont proposés par Pleyce ! 

Le paiement avec monnayeur (en espèces)

Un monnayeur est une machine manipulant les espèces (pièces et billets) en totale autonomie : compter la monnaie, la rendre ou encore la stocker. De nombreux distributeurs automatiques en sont équipés et il est possible de doter certaines machines à café de bureau d’un monnayeur.

✅ Avantages du monnayeur 

• Accessible à une grande majorité du public : même si nous avons de moins en moins de monnaie en poche, le paiement en espèces reste actuellement le plus abordable pour tous, notamment car il ne nécessite aucune technologie ni badge. Ainsi, une personne de passage dans vos locaux pourra s’offrir un café aussi bien qu’un salarié. 
• Accessible sans connexion internet : pas besoin de Wifi pour utiliser le monnayeur ! Ce moyen de paiement est donc recommandé pour des machines placées dans des endroits ne disposant pas d’accès internet. 

❌ Inconvénients du monnayeur 

• Collecter et gérer la monnaie  : le monnayeur demande une manutention régulière: collecter la monnaie, la compter pièce par pièce puis l’emmener à la banque. Veillez également à laisser un fonds de caisse qui permet à la machine de rendre les pièces dès les premières ventes. Chez Pleyce, nous conseillons de laisser un fond de caisse constitué d’une trentaine de pièces de chaque type, soit 25€ minimum. 
• Risque de vol : l’argent étant conservé dans la machine en permanence, cela en fait une proie de choix pour les actes de vandalisme.

Le paiement sans contact par carte bancaire 

Parfois on a envie d’un café, mais pas de monnaie ! Proposez à vos salariés la possibilité de payer leur boisson par carte bancaire. Le paiement sans contact offre par ailleurs encore plus de rapidité. Notez que le terminal de paiement est le même que celui utilisé pour le paiement par smartphone que nous verrons ultérieurement.    

✅ Avantages du paiement par CB sans contact 

• Ne nécessite pas d’avoir de monnaie : le paiement par CB est plus simple pour les utilisateurs et incite à l’achat impulsif. Vous réduisez également le temps d’attente à la machine à café et optimisez donc le nombre de boissons vendues.  De plus, vous pouvez fixer n’importe quel prix. 
• Gestion du système simplifié : la gestion de votre terminal de paiement peut-être centralisée pour simplifier votre comptabilité et maîtriser les coûts. De plus, le risque de panne est fortement réduit. 
• Transactions sécurisées et meilleure traçabilité : les transactions bancaires passent par internet et doivent être autorisées par la banque de l’utilisateur. Les risques d’utilisation frauduleuses sont donc fortement limités. De plus, la machine abritant aucune pièce de monnaie, elle est beaucoup moins exposée aux actes de vandalisme. 

❌ Inconvénients du paiement par CB sans contact

• Frais bancaires : le paiement par carte bancaire représente un coût pour l’exploitant de la machine à café. En effet, celui-ci doit s’acquitter d’un abonnement, payer des frais bancaires ainsi que des commissions.
• Montant de dépense limité : le montant de dépense autorisé pour un paiement sans contact est plafonné. Cependant il a été relevé à 50€, ce qui représente un nombre conséquent de cafés et autres boissons chaudes ! 

Le paiement par badge ou carte prépayée

Vous pouvez proposer à vos salariés la possibilité de payer leur café grâce à leur badge d’entreprise ou à une carte prépayée. Pour cela, il leur suffit de recharger leur badge ou leur carte à des bornes prévues à cet effet avec le montant désiré. Lorsque l’utilisateur commande un café à la machine, le montant de la boisson est débité de son solde. 

Le paiement par badge fonctionne grâce à la puce RFID que l’on retrouve sous de nombreux formats : badge, carte, bracelet ou encore porte-clé. 

Différentes technologies de rechargement sont disponibles comme : la caisse enregistreuse, par logiciel ou directement sur la machine si celle-ci est équipée d’un monnayeur ou d’un terminal de carte bancaire. Il est également possible de proposer un paiement différé. 

✅ Avantages du paiement par badge ou carte prépayée

• Ne nécessite aucun moyen de paiement : ainsi, même si vos salariés oublient leur portefeuille, ils peuvent quand même s’offrir un café (à condition d’avoir rechargé leur badge …) !  
• Budget maîtrisé pour le salarié : il ne peut dépenser plus que ce dont il dispose sur son badge/carte prépayée.   
• Possibilité pour l’employeur d’offrir des boissons : Possibilité de segmenter les badges en fonction de niveaux ou de paliers dans l’entreprise. Vous pouvez également proposer une prise en charge à 100% par l’entreprise ou une réduction du coût d’un certain pourcentage pour le collaborateur.
• Un même badge pour plusieurs finalités : vous pouvez utiliser un même badge pour le paiement du café, du restaurant d’entreprise, contrôler l’accès aux parkings, aux locaux ou encore aux imprimantes.  

❌ Inconvénients du paiement par badge ou carte prépayée

• Gestion des badges/cartes : les badges ont un coût et leur gestion, notamment la perte de badges, peut s’avérer onéreuse. 
• Usage limité au personnel de l’entreprise : une alternative est nécessaire si votre machine à café est à usage du public. 

Le paiement avec son smartphone ou sa montre connectée 

Les données bancaires sont contenues dans la carte SIM du smartphone et simplement lues par le terminal de paiement. Il suffit, grâce au lecteur NFC, d’approcher le téléphone du terminal de paiement pour payer. 

Pour l’exploitant de la machine à café, le fonctionnement est assez similaire au paiement par CB sans contact puisque le terminal de paiement est le même. Ne vous privez pas de cette solution de paiement qui peut-être avantageuse pour l’utilisateur qui n’a besoin que de son smartphone, de sa bague (oui ça existe désormais) ou de sa montre connectée pour payer son café !

 💡 Un jour peut-être, vous pourrez même payer avec votre index ! Et oui, ce n’est plus réservé à la science-fiction. Des constructeurs commencent à produire des terminaux de paiement biométriques pour une expérience entièrement dématérialisée. Pour ceux que cela inquiètent, rassurez-vous. Ce n’est pas encore à l’ordre du jour dans nos bureaux et nos commerces Français.   

✅ Avantages du paiement par smartphone

• Facilité de paiement : pas besoin de carte bancaire ni de monnaie mais simplement d’un smartphone que la plupart des personnes ont désormais constamment à portée de main. Ce moyen de paiement est de plus en plus apprécié par les consommateurs. Le paiement rapide vous permet de fluidifier le passage à la machine à café et d’augmenter ainsi vos ventes.
• Pas de limite de paiement en sans contact : au contraire de la carte bancaire sans contact, le paiement avec le smartphone ne fait pas l’objet d’une limitation. 
• Transactions sécurisées : la technologie NFC est sûre. En effet, la carte SIM présente le même niveau de sécurité que la puce d’une carte bleue. 

❌ Inconvénients du paiement par smartphone

• Application à télécharger au préalable : pour utiliser son smartphone il faut avoir téléchargé une application comme Google Pay, Apple Pay ou encore Paylib. Tous les usagers ne sont pas forcément à l’aise avec ces technologies.

Le paiement via des jetons 

Enfin, vous pouvez opter pour le paiement via jetons. Cette solution de paiement est idéale pour les commerces comme les boulangeries.  Son fonctionnement est assez similaire à celui du badge. Il est possible d’obtenir un jeton en échange d’un certain montant fixé par le commerçant.

✅ Avantages du paiement par jeton

• Budget maîtrisé pour le salarié : il ne peut dépenser plus de jetons que ce dont il dispose.   
• Possibilité d’offrir des boissons : l’employeur peut distribuer des jetons au salarié, et ainsi décider de leur en offrir une partie. 
• Fonctionne avec un simple monnayeur accepteur ou un mécanisme de jeton : pas besoin de rendre l’argent à l’utilisateur puisque le prix du café est déterminé en jetons, prix fixé au préalable par le commerçant. Exemple : un café = 2 jetons, 1 jeton = 50 centimes d’euros.  

❌ Inconvénients du paiement par jeton

• Gestion des jetons : les jetons ont un coût et leur gestion, notamment leur perte, peut s’avérer onéreuse. 
• Usage limité au personnel de l’entreprise : une alternative est nécessaire si votre machine à café est à libre usage du public.
• Nécessité d’acheter des jetons au préalable : comme pour le badge, il faut prévoir un moyen de paiement pour acheter des jetons (espèce, CB). Et pas de jeton … pas de café !

💡 Installer un système de paiement (monnayeur, terminal de paiement etc) nécessite de vérifier si :

• La machine à café est éligible et prédisposée au système de paiement désiré;
• Il est possible d’ajouter un boîtier externe ou de procéder à une intégration interne du système de paiement.

Bonus : le paiement via crypto-monnaie

🗼 Nous avons plus futuriste comme solution de paiement … avec l’avènement de la blockchain, vous pourriez passer aux cryptomonnaies ! Et si vous proposiez à vos salariés de payer leurs cafés en bitcoin ?

Toutefois, la route est encore longue avant de pouvoir payer son café en bitcoin …😅 !  

Et entre nous … Le meilleur système de paiement, le plus simple, reste encore d’offrir le café à vos salariés !