Datenschutzerklärung
Pleyce bietet Miet-, Pay-per-Cup- und Kauflösungen für Heiß- und Kaltgetränkeautomaten sowie die Vermietung und den Verkauf leitungsgebundener Wasserspender an. Im Rahmen dieser Tätigkeiten erhebt und verarbeitet Pleyce personenbezogene Daten im eigenen Namen sowie im Auftrag seiner Kunden und Geschäftspartner.
Pleyce legt großen Wert darauf, dass seine Systeme und Verfahren den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) entsprechen.
Diese Datenschutzerklärung beschreibt die von Pleyce umgesetzten Grundsätze zur Einhaltung der DSGVO und zum Schutz der Privatsphäre natürlicher Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Sie erläutert zudem den allgemeinen Rahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Pleyce und stellt betroffenen Personen die Informationen zur Verfügung, die nach geltendem Datenschutzrecht erforderlich sind.
1. Wie werden personenbezogene Daten erhoben?
Im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit erhebt Pleyce Daten, von denen einige die Identifizierung einer natürlichen Person ermöglichen oder ermöglichen können.
1.1. Rechtsgrundlagen der Datenerhebung
Die geltenden Datenschutzvorschriften legen fest, auf welchen Rechtsgrundlagen personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden dürfen. Diese Rechtsgrundlagen werden im Rahmen der Datenerhebung durch Pleyce angegeben und/oder erläutert.
Pleyce kann personenbezogene Daten insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeiten:
- Einwilligung der betroffenen Person: In Frankreich erkennt die CNIL bestimmte Ausnahmen von der vorherigen Einwilligung bei elektronischer Direktwerbung an, die in ihren entsprechenden Leitlinien erläutert werden.
- Geschäftliche Kommunikation zwischen Unternehmen: Eine vorherige Einwilligung ist für geschäftliche Mitteilungen an eine berufliche E-Mail-Adresse grundsätzlich nicht erforderlich, sofern die Inhalte einen direkten Bezug zur beruflichen Tätigkeit der betreffenden Person haben. Dies wird häufig als „B2B-Ausnahme“ bezeichnet. Da die Geschäftstätigkeit von Pleyce überwiegend im B2B-Bereich erfolgt, kann eine Verarbeitung daher nach entsprechender vorheriger Information erfolgen.
- Ähnliche Produkte oder Dienstleistungen: Eine vorherige Einwilligung ist ebenfalls nicht erforderlich, wenn Bestandskunden Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen erhalten, die den bereits beim selben Unternehmen erworbenen Produkten oder Dienstleistungen ähnlich sind, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
- Erfüllung eines Vertrags: Die Erhebung personenbezogener Daten von Kunden und Nutzern kann erforderlich sein, um einen Vertrag zu erfüllen, beispielsweise im Rahmen eines Abonnements oder der Registrierung für einen kostenlosen oder kostenpflichtigen Onlinedienst, und um die vereinbarte Leistung oder das erworbene Produkt bereitzustellen. In diesem Fall ist keine Einwilligung erforderlich, sofern die Verarbeitung für die Vertragserfüllung notwendig ist.
- Berechtigte Interessen¹ des Verantwortlichen: In bestimmten Fällen erfordert die Art der von Pleyce erbrachten Leistungen die Erhebung personenbezogener Daten von Kunden und Nutzern sowie die Weitergabe dieser Informationen innerhalb des Unternehmens. Eine solche Verarbeitung kann auf berechtigten Interessen beruhen, sofern sie im Rahmen der vernünftigen Erwartungen der betroffenen Person liegt. Pleyce prüft regelmäßig, ob seine berechtigten Interessen nicht durch die Interessen oder die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwogen werden.
- Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung: Gesetzliche oder regulatorische Anforderungen können bestimmte Datenverarbeitungen oder Datenübermittlungen erforderlich machen, beispielsweise im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung für Produkte und Dienstleistungen oder der Dokumentation von Schulungsteilnahmen.
1.2. Arten der Datenerhebung
1.2.1. Erhebung über Formulare
Der Zugriff auf, die Nutzung, der Download, der Kauf oder die Bestellung bestimmter Produkte oder Dienstleistungen kann die Erhebung personenbezogener Daten von Interessenten, Kunden oder Nutzern erforderlich machen.
Bei der Nutzung von Papier- oder Onlineformularen übermitteln Personen daher gegebenenfalls Informationen über sich selbst. Diese Formulare enthalten grundsätzlich Angaben zu:
- der Identität des Verantwortlichen;
- den Zwecken der Datenerhebung;
- der Frage, ob die Datenerhebung für die Inanspruchnahme der jeweiligen Dienstleistung oder den Erwerb des jeweiligen Produkts erforderlich ist;
- möglichen weiteren Verwendungszwecken sowie der jeweiligen Rechtsgrundlage;
- den relevanten Abschnitten dieser Datenschutzerklärung zur Ausübung der Betroffenenrechte, zu den Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, zu Aufbewahrungsfristen sowie zu Beschwerdemöglichkeiten bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
1.2.2. Erhebung über Cookies
Der Begriff „Cookies“ wird in dieser Datenschutzerklärung weit gefasst und umfasst sämtliche Tracker, die beispielsweise beim Besuch einer Website, beim Lesen einer E-Mail oder bei der Installation oder Nutzung von Software oder mobilen Anwendungen gespeichert und/oder ausgelesen werden.
Dateibasierte Cookies können während des Besuchs einer Website auf dem Endgerät eines Nutzers gespeichert werden. Sie dienen unter anderem dazu, die Nutzung der Website zu erleichtern, beispielsweise durch automatische Authentifizierung oder die Personalisierung bestimmter Informationen, oder dazu, Werbung an die Interessen der Nutzer anzupassen.
Einige Cookies werden beim Besuch der Pleyce-Websites direkt von Pleyce gesetzt. Nutzer können der Verwendung dieser Cookies jederzeit über ihre Browsereinstellungen widersprechen oder diese verwalten. Dabei ist zu beachten, dass bestimmte Einstellungen den Zugriff auf Produkte, Inhalte oder Dienste beeinträchtigen können, die für ihre Funktion Cookies benötigen.
Darüber hinaus können Cookies von Drittunternehmen gesetzt werden, um Browserdaten von Nutzern beim Besuch verschiedener Websites zu erfassen. Pleyce arbeitet mit bestimmten dieser Unternehmen zusammen. Weitere Informationen finden Nutzer in den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter sowie in unserem DSGVO-Verzeichnis, darunter:
- Google Analytics
- Google Ads
- Companeo
- Bing
- und weitere.
Vor dem Setzen oder Auslesen eines Cookies auf dem Endgerät eines Nutzers informiert Pleyce gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, soweit erforderlich:
- über die Zwecke der eingesetzten Cookies;
- holt die erforderliche Einwilligung ein;
- informiert darüber, wie Cookies abgelehnt oder verwaltet werden können.
Cookies und Tracker, die zwingend erforderlich sind, um einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen, benötigen grundsätzlich keine vorherige Einwilligung. Dazu können beispielsweise gehören:
- Warenkorb-Cookies auf E-Commerce-Websites;
- Sitzungskennungs-Cookies für die Dauer einer Sitzung oder in bestimmten Fällen persistente Cookies mit einer Laufzeit von wenigen Stunden;
- Authentifizierungs-Cookies;
- Sitzungscookies von Multimedia-Playern;
- Sitzungscookies zum Lastausgleich;
- bestimmte Lösungen zur Reichweitenmessung;
- persistente Cookies zur Personalisierung der Benutzeroberfläche, etwa für Spracheinstellungen oder die Darstellung.
Andere Cookies erfordern eine vorherige Information und gegebenenfalls eine Einwilligung. Dazu können insbesondere gehören:
- Cookies für Werbezwecke;
- Social-Media-Cookies, die durch Teilen-Schaltflächen gesetzt werden und personenbezogene Daten erfassen;
- bestimmte Cookies zur Reichweitenmessung.
Gemäß den Empfehlungen der CNIL kann eine Einwilligung über einen deutlich sichtbaren Cookie-Banner auf der Website eingeholt werden. Dieser enthält insbesondere Informationen zu:
- den konkreten Zwecken der verwendeten Cookies;
- der Möglichkeit, Cookies abzulehnen oder die Cookie-Einstellungen über einen entsprechenden Link zu ändern;
- den Bedingungen, unter denen Cookies auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden.
Wenn ein Endgerät von mehreren Personen genutzt wird, sollte der Nutzer sicherstellen, dass die Cookie-Einstellungen der jeweiligen Nutzung entsprechen.
1.2.3. Erhebung per Telefon
Pleyce erbringt bestimmte Leistungen telefonisch und kann dabei personenbezogene Daten erheben.
Soweit möglich, können telefonische Gespräche per E-Mail bestätigt werden, damit die betroffene Person einen schriftlichen Nachweis erhält und ihre Datenschutzrechte jederzeit ausüben kann.
1.2.4. Indirekte Erhebung
Pleyce kann personenbezogene Daten von Dritten erhalten, sofern dies erforderlich ist. In diesem Fall:
- schließt Pleyce mit dem betreffenden Dritten eine geeignete Vereinbarung gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften;
- informiert betroffene Personen über die Übermittlung ihrer Daten, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist;
- dokumentiert die Herkunft der Daten in seinen Systemen, um deren Nachverfolgbarkeit sicherzustellen;
- informiert betroffene Personen darüber, wie sie ihre Rechte ausüben können.
2. Welche Arten von Informationen werden erhoben?
Ein Teil der erhobenen Informationen sind personenbezogene Daten, also Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Pleyce wendet gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften den Grundsatz der Datenminimierung an und erhebt nur personenbezogene Daten, die für den angegebenen Zweck erforderlich sind. Gleichzeitig stellt Pleyce sicher, dass betroffene Personen ihre Rechte ausüben können.
Abhängig von der Art des bereitgestellten Produkts oder der Dienstleistung können insbesondere folgende personenbezogene Daten erhoben werden:
Hauptsächlich:
- Name und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Postanschrift;
- Berufsbezeichnung oder Funktion;
- Telefon- und Faxnummern.
Soweit für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen relevant:
- Informationen zu im Unternehmen eingesetzten Kaffeemaschinen und Wasserspendern;
- Informationen zum beruflichen Werdegang, beispielsweise Lebenslauf, Weiterbildungen und Qualifikationen;
- Standortdaten;
- Verbindungs- und Browserdaten, einschließlich IP-Adressen und Protokolldaten;
- weitere Informationen, die für die jeweilige Leistung erforderlich sind.
3. Wofür werden die erhobenen Daten verwendet?
3.1. Verwendung der erhobenen Daten
Pleyce kann vorhandene personenbezogene Daten insbesondere dazu verwenden:
- geschäftliche Informationen über Produkte, Aktionen und Angebote sowie weitere Informationen über Produkte oder Dienstleistungen zu versenden, die für die Interessen der betroffenen Person relevant sein könnten.
Personenbezogene Daten können von Pleyce zur Vermarktung eigener Produkte und Dienstleistungen sowie zu Zwecken der geschäftlichen Akquise verwendet werden, ausschließlich im gesetzlich zulässigen Rahmen.
3.2. Kommunikationskanäle
Je nach den erhobenen Kontaktdaten kann Pleyce Informationen über folgende Kanäle übermitteln:
- elektronische Nachrichten, darunter SMS, MMS, Benachrichtigungen, E-Mails und andere Formen elektronischer Kommunikation;
- soziale Netzwerke;
- Telefon;
- Post;
- Online-Werbebanner;
- Internetsuchmaschinen;
- Newsletter.
3.3. Zwecke der Datenerhebung
Der jeweilige Zweck der Datenerhebung wird angegeben, wenn personenbezogene Daten direkt durch Pleyce erhoben werden. Wenn Daten von einem Dritten erhoben und an Pleyce übermittelt werden, wird der Zweck ebenfalls entsprechend mitgeteilt.
Pleyce kann personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeiten:
- zur Registrierung auf seinen Websites und/oder Informationssystemen sowie zur Verwaltung der Lieferung und Abrechnung von Produkten und Dienstleistungen, einschließlich der Bearbeitung von Anfragen und Informationsgesuchen zu Pleyce, seinen Produkten oder Dienstleistungen;
Beispiel: Bearbeitung einer Bestellung oder Registrierung. - zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen gegenüber der betroffenen Person und zur Verwaltung der jeweiligen Vertragsbeziehung;
Beispiel: Verwaltung von Zugangsdaten zu einer Software oder von Zutrittsausweisen für eine Veranstaltung. - zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen;
Beispiel: Führung einer Anwesenheitsliste für eine Schulung. - zur Überwachung, Bewertung und Verbesserung der angebotenen Produkte und Dienstleistungen;
- zur Analyse von Verbindungs- und Browserdaten, um Nutzungsverhalten zu verstehen und/oder Inhalte an erkennbare Interessen anzupassen;
- zur internen Verwaltung, beispielsweise zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden oder zur Kundenbindung;
- zur geschäftlichen Akquise im eigenen Namen oder gegebenenfalls im Auftrag von Geschäftspartnern und Werbekunden, unter den oben beschriebenen Bedingungen;
- zur Verwaltung der Teilnahme an Gewinnspielen, Verlosungen oder Werbeaktionen.
4. Wie und wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?
Die in den Datenbanken von Pleyce enthaltenen Daten werden unter Anwendung strenger Kontrollmaßnahmen verarbeitet, die dem aktuellen Stand der Technik und den Empfehlungen der zuständigen Aufsichtsbehörde entsprechen.
4.1. Speicherung und Sicherheit personenbezogener Daten
Pleyce trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit personenbezogener Daten zu gewährleisten und insbesondere zu verhindern, dass diese verändert, beschädigt oder von unbefugten Dritten eingesehen werden.
Die Empfehlungen der französischen Datenschutzbehörde CNIL werden im Rahmen des Informationssicherheitsmanagements von Pleyce berücksichtigt.
4.2. Aufbewahrungsfristen und Archivierung
Die Aufbewahrungsdauer hängt von der jeweiligen Tätigkeit, der Art der Beziehung zur betroffenen Person, beispielsweise Kunde oder Interessent, sowie den geltenden gesetzlichen und branchenüblichen Anforderungen ab.
- Bestimmte verpflichtend aufzubewahrende Unterlagen, wie etwa Rechnungen, werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer gespeichert.
- Sofern keine andere Aufbewahrungsfrist gilt, beträgt die standardmäßige Aufbewahrungsdauer für personenbezogene Daten bei Pleyce sechs Jahre.
- Bestimmte Daten werden für kürzere Zeiträume gespeichert:
- Cookies laufen dreizehn Monate nach ihrer letzten Aktualisierung ab;
- Daten von Interessenten werden nach drei Jahren gelöscht, sofern keine Reaktion auf Kontaktaufnahmen erfolgt ist;
- Bewerbungsunterlagen werden zwei Jahre lang aufbewahrt.
- In bestimmten Fällen hängt die Aufbewahrungsdauer von der Erforderlichkeit oder Relevanz der Verarbeitung ab. Kundendaten können beispielsweise für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert werden.
5. Welche Dritten haben Zugriff auf die erhobenen personenbezogenen Daten?
5.1. Zusammenarbeit mit Dritten
Werden personenbezogene Daten aus irgendeinem Grund an Dritte übermittelt, beispielsweise im Rahmen von Unterauftragsleistungen oder bei Leistungen für einen Kunden, beachtet Pleyce die geltenden gesetzlichen Anforderungen und informiert die betroffenen Personen über die Übermittlung, soweit dies erforderlich ist.
Pleyce stellt sicher, dass zwischen Pleyce und dem jeweiligen Dritten geeignete vertragliche Regelungen bestehen, die gewährleisten, dass der Dritte:
- personenbezogene Daten ausschließlich für die festgelegten Zwecke und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung verwendet;
- geeignete Sicherheitsmaßnahmen umsetzt, um eine unbefugte oder rechtswidrige Verarbeitung sowie einen versehentlichen Verlust, eine Zerstörung oder Beschädigung personenbezogener Daten zu verhindern.
6. An wen können Sie sich für weitere Informationen wenden?
Pleyce hat seine Organisation so ausgestaltet, dass sie den Anforderungen der DSGVO entspricht und betroffenen Personen Informationen darüber zur Verfügung gestellt werden können, welche personenbezogenen Daten über sie erhoben und wie diese verarbeitet werden.
6.1. Ausübung Ihrer Rechte auf Auskunft, Widerspruch, Berichtigung und Löschung
Anfragen zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können an contact@pleyce.com gesendet werden.
Bitte stellen Sie ausreichend Informationen zur Verfügung, damit die betreffenden Daten identifiziert und Ihre Anfrage bearbeitet werden kann. Geben Sie beispielsweise die betroffene E-Mail-Adresse an, sofern dies für die Bearbeitung relevant ist.
6.2. Ausübung des Rechts auf Löschung
Anfragen zur Löschung personenbezogener Daten können an contact@pleyce.com gesendet werden. Soweit erforderlich, sollte die Anfrage den Grund für das Löschungsersuchen enthalten.
Nach Bearbeitung der Löschung durch Pleyce müssen Anfragen zur Entfernung oder De-Indexierung eines Artikels aus einer Internetsuchmaschine direkt durch die betroffene Person an den jeweiligen Suchmaschinenanbieter gerichtet werden.
6.3. Datenübertragbarkeit
Anfragen zur Datenübertragbarkeit können an den Datenschutzbeauftragten von Pleyce gerichtet werden. Dieser prüft die Anfrage und beantwortet sie entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften.
6.4. Datenschutzbeauftragter und Aufsichtsbehörde
Pleyce hat einen Datenschutzbeauftragten benannt, der bei Fragen oder Anliegen zur Verarbeitung personenbezogener Daten unter contact@pleyce.com erreichbar ist.
Betroffene Personen können sich außerdem direkt an die Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), die französische Datenschutzaufsichtsbehörde, wenden.
7. Werden personenbezogene Daten außerhalb der EU übermittelt?
Wenn Pleyce personenbezogene Daten an ein Drittunternehmen außerhalb der Europäischen Union übermittelt, werden geeignete Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die Daten ein Schutzniveau erhalten, das den geltenden Datenschutzanforderungen der Europäischen Union entspricht.
Pleyce stellt gegebenenfalls sicher, dass die Verarbeitung in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung erfolgt und durch geeignete Schutzmaßnahmen abgesichert ist, einschließlich der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, soweit diese erforderlich sind.
8. Gibt es besondere Formen der Datenverarbeitung?
Pleyce kann Informationen über Unternehmen mit Informationen kombinieren, die von natürlichen Personen bereitgestellt wurden, soweit dies unter den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Bedingungen und zu den dort genannten Zwecken erfolgt.
Die von Pleyce eingesetzten Profiling-Methoden können manuelle oder automatisierte Abgleiche zwischen Unternehmensdatenbanken und Kontaktdatenbanken umfassen, die beispielsweise Name, Funktion und E-Mail-Adresse enthalten. Dabei können objektive Kriterien wie Unternehmensgröße, Branche oder eingesetzte Ausstattung berücksichtigt werden.
9. Bewerbungen
Im Rahmen seiner Personalbeschaffung erhebt und speichert Pleyce personenbezogene Daten potenzieller Bewerber.
Pleyce erhebt die Informationen, die erforderlich sind, um geeignete Profile für offene Stellen zu identifizieren, und beachtet dabei die geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.
Pleyce übermittelt den Lebenslauf und die Kontaktdaten eines Bewerbers nicht ohne dessen Einwilligung an Dritte.
Bewerber, die ihre personenbezogenen Daten in unseren Datenbanken ändern oder löschen lassen möchten, können sich jederzeit per E-Mail an contact@pleyce.com wenden und im Betreff „Personenbezogene Daten“ angeben.
Bewerber sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass als Referenz angegebene Personen mit einer Kontaktaufnahme durch Pleyce einverstanden sind.
10. Wie werden Sie über Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung informiert?
Pleyce kann diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ändern oder aktualisieren.
Aktualisierungen werden an geeigneter Stelle veröffentlicht, sodass Nutzer erkennen können, wann die Datenschutzerklärung zuletzt aktualisiert wurde.
Wesentliche Änderungen können außerdem spätestens zum Zeitpunkt ihres Inkrafttretens auf der Pleyce-Website unter www.pleyce.com bekannt gegeben werden.
ANHANG 1: Browsereinstellungen
Änderungen an Ihren Browsereinstellungen können Auswirkungen auf den Zugriff auf Inhalte und Dienste haben, die Cookies benötigen.
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¹ Erwägungsgrund 47 der Verordnung (EU) 2016/679: Die berechtigten Interessen eines Verantwortlichen können eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung darstellen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen. Dabei sind die vernünftigen Erwartungen der betroffenen Person aufgrund ihrer Beziehung zum Verantwortlichen zu berücksichtigen. Ein berechtigtes Interesse kann beispielsweise bestehen, wenn zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen eine maßgebliche und angemessene Beziehung besteht. Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung kann als eine einem berechtigten Interesse dienende Verarbeitung betrachtet werden.
² Erwägungsgrund 48 der Verordnung (EU) 2016/679: Verantwortliche, die Teil einer Unternehmensgruppe oder einer Gruppe von Einrichtungen sind, die einer zentralen Stelle zugeordnet sind, können ein berechtigtes Interesse daran haben, personenbezogene Daten innerhalb der Unternehmensgruppe zu internen Verwaltungszwecken zu übermitteln, einschließlich der Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden oder Beschäftigten.